Как распределять рабочее время правильно
При планировании вашего рабочего времени вам могут быть полезны следующие советы
- Заведите ежедневник (бумажный или электронный). Записывайте туда ваши ежедневные задачи и обязанности. И не забывайте расставлять для них приоритеты.
- Когда находитесь на работе, старайтесь выполнять трудовые обязанности и концентрироваться на них. Для общения с коллегами на нерабочие темы лучше выделять определенное время, когда основная работа уже выполнена.
- Если этого не требуют ваши трудовые обязанности, постарайтесь отказаться от использования мобильного телефона и Интернета, которые являются основными похитителями времени.
- Дела, которые не очень нравятся, лучше всего делать утром. В теории тайм-менеджмента это называется «есть лягушек».
- Учитесь говорить «нет». В первую очередь, выполняйте свои обязанности. А потом, если будет свободное время, можете выполнить небольшую просьбу коллеги.
- Долой многозадачность. Не беритесь одновременно за выполнение нескольких задач. Это отбирает энергию и время.Старайтесь выполнять дела по очереди.
- Следите за своими биоритмами. Проведите анализ, в какое время дня вы наиболее активны. В зависимости от этого распределяйте нагрузку.
Матрица Эйзенхауэра
Метод назван по имени его создателя – президента США Дуайта Эйзенхауэра. Задач у него было очень много, поэтому он расставлял их приоритетность, распределяя по категориям:
- срочные, важные;
- важные, несрочные;
- срочные, неважные;
- неважные, несрочные.
Лист делится на 4 квадрата, в которые и вписываются задачи.
Матрица Эйзенхауэра: 4 квадрата с разной срочностью и важностью. Некоторые бумажные планировщики выпускают уже разлинованными на такие квадраты
Срочные и важные выполняйте в первую очередь. Они имеют прямое значение для вас и будущего, их нельзя кому-то делегировать. Важные, но несрочные можно спокойно и комфортно выполнять самому или передать подчинённым и сотрудничать с ними в ходе их выполнения. Срочные и неважные старайтесь передать другим. От несрочных и неважных стоит отказаться совсем.
Удобнее всего расставлять приоритет задач сразу же, когда вы их вносите в планировщик, – так в него не попадёт ничего лишнего.
Выполняйте задачи
Запланировать задачи и определить их приоритет – только половина работы. Теперь нужно их выполнить. Тем более обычно всё идет не по плану: сыплются новые задачи, мы прокрастинируем, не учитываем какие-то нюансы, которые в итоге сдвигают сроки задачи, и вместе с этим двигают и последующие задачи. Всё предусмотреть не получится, но кое-что всё равно можно учесть, чтобы свести помехи к минимуму.
Не пытайтесь решать несколько задач одновременно
Мозг – не многозадачный компьютер. Мы не ускоряем процесс, если пытаемся сделать всё одновременно, а распыляемся между задачами
Отвлекаемся, упускаем важное, замедляемся, стрессуем, постоянно переключаемся между задачами и вникаем в них каждый раз заново
Уберите то, что мешает сконцентрироваться на задаче
Закройте соцсети и мессенджеры, отключите звук на телефоне, приберитесь на рабочем месте. Если работаете дома, то выберите время и место, когда вас не будут отвлекать члены семьи
Иначе будете распылять внимание или вовсе станете прокрастинировать
Не бросайтесь сразу выполнять новые задачи
Для начала определите их приоритетность. Если вы вклините новую задачу, то не успеете сделать запланированные – а среди них могут быть и важные. Как правило, ничего не случится, если согласовать с коллегами, что новую задачу вы выполните завтра. Не так много задач, которые нужно бросаться делать сразу же.
Научитесь отказывать
Не все задачи и проекты вообще стоит брать на себя. Иногда на нас пытаются свалить то, чем мы вообще не должны заниматься. Иногда просто нет смысла брать новый проект, если на него нет времени и вы не хотите отказаться от других. Даже если вас будет слёзно умолять лучший друг. У каждого есть право на «нет», помните об этом.
Работайте так, как вам удобнее
Мы все очень разные. У нас разные темпераменты, происходят разные события в жизни, мы активны в разное время и по-разному. Например, если вам сложно долго концентрироваться на задаче – попробуйте технику «Помидор». Она названа так в честь кухонного таймера в виде помидорки, который отсчитывает 25 минут. Запустите таймер на 25 минут и занимайтесь это время только работой. Затем перерыв 5 или 10 минут.
И если у вас есть возможность поменять рабочий график под себя – не отказывайтесь от нее.
Оценивайте результат
Выполнили задачу – проанализируйте, что было хорошо, а что нет. Возможно, какие-то инструменты тайм-менеджмента вам не подходят. Техника «Помидор» не сделает вас продуктивным, если вам удобнее поработать полтора-два часа, а затем сделать хороший перерыв.
Обратите внимание, что мешало выполнению задачи: устали, отвлекались на почту или подпевали любимому исполнителю. В следующий раз попробуйте исключить раздражители
Отдыхайте
Важная составляющая тайм-менеджмента – отдых. Планируйте короткие перерывы в течение дня, определите время, после которого не будете заниматься работой. Постарайтесь полноценно отдыхать в выходные и не брать работу на дом. Никто не может быть продуктивным 24/7. Нам нужно отдыхать и восполнять ресурсы. Включите в своё расписание тренировки, время с близкими и полноценный сон.
А ещё учтите, что после аврала вам понадобится больше времени на восстановление.
Не забывайте о важном
Помимо рабочих задач, проектов и карьеры, в жизни ещё много всего удивительного и прекрасного. Так ли уж нужно брать восьмой проект для престижной компании или заработать на новейший автомобиль, если это лишит вас времени с детьми и любимыми? Не забывайте, что не всё измеряется деньгами и успехом
Планируйте так, чтобы потом не жалеть, что пропустили что-то очень важное для себя
Мифы о тайм-менеджменте
Познакомимся с распространёнными заблуждениями о тайм-менеджменте:
№1. Управлять временем невозможно
Безусловно, в мире не существует суперсилы, c помощью которой можно управлять временем. Научный подход организации временем направлен на развитие самодисциплины у человека, а не на изобретение телепорта.
Прагматичный подход к своим делам и есть управление временем: вы поймете, сколько свободных минут и часов появляется в вашем расписании, если начинаете действовать более обдуманно и осознанно.
№2. Это не работает!
Зачастую такую фразу говорят люди, которые попробовали одну технику и убедили себя, что методология работает неисправно
Важно понимать, что наука тайм-менеджмента существует уже несколько веков и проверена на миллионах людей. Методология точно работает, просто нужно найти наиболее близкие и понятные для себя техники и приёмы.
№3. Придётся больше и усерднее работать
На первый взгляд может показаться, что система распределения временем не облегчает работу, а, наоборот, усложняет её. Но это не так. Суть тайм-менеджмента — не сделать всё и сразу, а выбрать важные задачи и сделать только их.
№4. Много рамок и ограничений
Этот миф появился, когда на тренингах призывали планировать целый день. Сейчас же подход видоизменился, и уже нет таких строгих дедлайнов. Упор идёт на отвлечение от внешних факторов и решения первостепенных задач.
№5. Тайм-менеджмент нужен только непунктуальным людям
Если говорить глобально, то данная техника нужна для достижения поставленных целей, а значит, подходит всем людям без исключения.
№6. Бесполезно бороться с прокрастинацией
Прокрастинация, как и любая другая болезнь лечится. Для решения этой болезни нужно разобраться со своими приоритетами, отказаться от ненужных действий и разложить все дела по полочкам. Это поможет углубиться в суть проблемы и сфокусироваться на главных задачах.
№7. Существуют универсальные техники, которые подходят абсолютно для всех
Однозначно нет! Все люди уникальны по-своему, поэтому нет универсального метода, который бы решал проблемы каждого человека на планете.
№8. Тайм-менеджмент экономит время
Нужно осознать, что тайм-менеджмент — это всего лишь инструмент, который помогает организовать рабочий процесс. Это немагическая таблетка, с помощью которой можно поставить время на паузу или телепортироваться в пространстве.
Как планировать свой день! Как стать эффективным и много успевать! Тайм менеджмент: Видео
Не накапливайте мелкие дела
Сверяем план
При составлении плана описывайте мелкие дела, даже если на их выполнение нужно всего пара минут. Включая их в расписание, вы, как минимум, будете о них помнить, поэтому постараетесь завершить до конца дня. Мелкие поручения быстро забываются или откладываются «на завтра», которое никогда не наступит. В итоге из кучи маленьких дел образуется снежный ком невыполненных обещаний, которые в один день могут разом навалиться.
Старайтесь выполнять мелкие поручения в перерывах между основными планами
К примеру, прежде чем приступить к составлению важного отчета подпишите скопившиеся документы, тем самым освобождая место на рабочем столе. Такие дела станут передышкой между основными занятиями
Как управлять временем
В тайм-менеджменте есть разные техники и инструменты. Они помогают на разных этапах: планирования, расстановки приоритетов, оценки результата.
Планируйте: ставьте цели и задачи
Планирование – важная часть управления временем и повышения эффективности. Планировать можно либо вечером на следующий день, либо в начале дня
При планировании важно разделять цели и задачи. Цель – общая и глобальная
Цели разбиваются на небольшие и конкретные задачи. Например, цель – сдать квартальную отчётность. Разбиваем её на небольшие конкретные задачи: собрать данные за 3 месяца, свести их в таблице, создать графики динамики, сделать презентацию.
Составляйте списки задач на день и более длительные периоды – неделю или месяц. Для каждой задачи нужно определять срок, к которому её нужно выполнить. Для этого можно использовать бумажные или электронные планировщики. Подойдут ежедневник, доска со стикерами или приложения для планирования – например, Trello или Wunderlist.
Так выглядит доска задач в Trello – это электронный аналог доски со стикерами. Списки и карточки можно организовать так, как вам удобно.
Задачу также можно разбить на этапы и отмечать, когда выполнили каждый. Кроме того, для задачи нужно определить срок и стараться не передвигать его. Время всегда берите с запасом: нужно 3 дня – заложите 4. Всё всегда идёт не так, как мы планируем.
Расставляйте приоритеты
Вы можете записать десятки задач. Для них нужно определить приоритетность, а от некоторых, возможно, даже отказаться совсем.
Для расстановки приоритетов есть два популярных способа: ABC и матрица Эйзенхауэра.
Принцип заботы о себе: внутренняя и внешняя ценность
Что для вас ценно? Откуда проистекает ваша самооценка? Поскольку стиль есть самовыражение, то важно строить свое самоуважение на прочной основе, а не на преходящих физических свойствах или внешних факторах. Основной принцип заботы о себе — найти разницу между внутренней и внешней самооценкой. Наши друзья, возлюбленные (и даже мы сами) очень часто придают первостепенное значение отношениям, материальным благам и символам статуса
Нет абсолютно ничего плохого в том, чтобы гордиться достижениями вашего возлюбленного, но это не тот источник, откуда вам следует черпать самоуважение. Не стоит также впадать в зависимость от других внешних элементов, будь то работа, роскошная машина, дизайнерская сумочка или дорогое жилье в нужном вам районе. Парень может расстаться с вами, работу можно потерять, а машину разбить в лепешку. Если ваша самооценка основана на преходящих вещах или на неподвластных вам факторах, будет очень трудно противостоять проблемам, которые жизнь вам, безусловно, пошлет. Так рождается неуверенность, которая может стать главным врагом женщины. Поэтому не позволяйте другим говорить вам, кто вы такая и чего достойны. Приравнивать эту внешнюю ценность к внутренней — все равно, что строить карточный домик: все может рухнуть в мгновение ока
Наши друзья, возлюбленные (и даже мы сами) очень часто придают первостепенное значение отношениям, материальным благам и символам статуса. Нет абсолютно ничего плохого в том, чтобы гордиться достижениями вашего возлюбленного, но это не тот источник, откуда вам следует черпать самоуважение. Не стоит также впадать в зависимость от других внешних элементов, будь то работа, роскошная машина, дизайнерская сумочка или дорогое жилье в нужном вам районе. Парень может расстаться с вами, работу можно потерять, а машину разбить в лепешку. Если ваша самооценка основана на преходящих вещах или на неподвластных вам факторах, будет очень трудно противостоять проблемам, которые жизнь вам, безусловно, пошлет. Так рождается неуверенность, которая может стать главным врагом женщины. Поэтому не позволяйте другим говорить вам, кто вы такая и чего достойны. Приравнивать эту внешнюю ценность к внутренней — все равно, что строить карточный домик: все может рухнуть в мгновение ока.
А вот внутреннюю самооценку у вас никто никогда не отнимет. Ваши достижения, черты характера, уникальные качества и умения останутся с вами, что бы ни случилось. Именно на этих элементах стоит сосредоточиться, когда вам нужно набраться уверенности в себе. Может быть, вы хорошо шьете, рисуете, мастерите; или вовсе не занимаетесь рукоделием, но замечательно готовите; или никогда не готовите, но знаете лучшие рестораны с доставкой еды на дом и безошибочно угадываете время, когда туда лучше всего звонить, — все, что у вас хорошо получается и чем вы гордитесь, может стать источником глубинной уверенности.
Изюминка может заключаться даже в простом проявлении учтивости.
Что делать, когда у вас завал на службе?
Для начала – не паниковать. Вместо того, чтобы повторять: «я не успеваю выполнять свою работу», начинайте действовать.
Пошаговое руководство для ликвидации завалов:
- Рассортируйте задачи. Отдельными списками – документы, счета, переговоры, совещания.
- Выделите зеленым цветом те задачи, выполнение которых зависит только от вас.
- Выделите желтым цветом задания, которые вы выполняете в команде.
- Выделите красным цветом не терпящие отлагательств задачи.
- Выносите на совещание те, что помечены желтым и красным, определите с коллегами способы и сроки выполнения. Сразу же внесите в свой план на неделю, проверьте, насколько реально выполнимы задачи в срок. При необходимости корректируйте и согласовывайте с другими.
- Начинайте выполнять задания из зелено-красного списка; задачи из зеленого списка равномерно распределите по дням недели и выполняйте строго по плану, не дожидаясь, пока они “покраснеют”.
- Когда задачи рассортированы, уже не составит труда составить эффективный план, реальный по срокам выполнения.
- Обратитесь к руководству, если коллеги постоянно задерживают вашу работу. Если вы руководитель – примите меры.
Когда скапливается очень много работы, вы не успеваете ее выполнять. И только эффективное планирование убережет вас от авралов и срывов дедлайнов.
Если проблемы возникают из-за неправильной организации рабочего процесса в принципе, обратитесь к руководству. Когда руководство не справляется с организацией, попробуйте найти другую работу. Жизнь в постоянном стрессе приводит к проблемам со здоровьем, омрачает всю жизнь.
Запишите всё в основной список, а затем разбейте его на месячные, еженедельные и ежедневные цели.
Расстановка приоритетов происходит на разных уровнях.
У вас есть дела, которые нужно сделать сегодня.
Цели, которые вы ставите на этой неделе.
И цели, которых вы достигли в предыдущем месяце.
К сожалению, эти списки не всегда совпадают.
Слишком легко по умолчанию вернуться к тому, что кажется срочным, и игнорировать тот факт, что это не приближает вас к вашим более крупным приоритетам.
Поэтому, прежде чем вы сможете научиться расставлять приоритеты в своей повседневной работе, вам нужно всё сложить в одном месте.
Начните с составления основного списка или плана на год
– документа, туду-списка или листа бумаги, где будут храниться все текущие и будущие задачи.
Подробной этот способ приоритезации описан в методологии «Get Things Done» (GTD) Дэвида Аллена – пятиэтапный процесс на страницах его книги.
Когда вы собрали все задачи в одном месте, пришло время разбить их на ежемесячные,
еженедельные и ежедневные цели.
Ваш ежемесячный список вытекает из основного списка всех целей или вашего годового плана.
Ваш еженедельный список извлекается из вашего ежемесячного списка.
И так далее.
Таким образом, вы знаете, что ваши ежедневные приоритеты совпадают с вашими большими целями.
Устанавливая свои приоритеты, старайтесь не залипать не те дела, которые вы поставили. Будьте гибкими приследуя основные цели.
Главное убедиться, что вы расставляете приоритеты для более эффективной работы над основными целями.
Заполняя разные списки, помните принцип Парето, или правило 80/20,
которое гласит, что 20% ваших усилий, как правило, дают 80% ваших результатов.
Ищите те задачи, которые могут быть «задачами по Парето», они принесут вам реальные результаты.
❷
Ускорение и замедление времени
Ускорилось ли время с внедрением в нашу жизнь всяких разных механизмов? Кажется, что да. Дел становится все больше, а времени для их выполнения – все меньше. Спасет нас только чудо: волшебная палочка, останавливающая солнце.
С другой стороны, разве минуты идут быстрее или их в сутках стало меньше, чем в давние времена, когда наши бабушки и дедушки вели размеренный образ жизни? Определенно – нет, все стоит на своих местах, несмотря на то, что одни люди все успевают, а другие нет.
Даже бывают случаи, когда нам кажется, что время тянется весьма долго (если нам совсем нечем заняться или когда мы чего-то сильно ждем). Прямо-таки волшебство!
На самом деле, нашего времени может хватить если и не на все дела в мире, то на многие из них, при условии, что мы научимся управлять временем, которое, все равно, идет само по себе (конечно, если вы не Бог).
Организовывать нужно, прежде всего, наше отношение ко времени и наши дела. Как же управлять столь гибкой материей?
Портал Битрикс24
В своей работе мы используем именно его.
Портал Битрикс24 помогает эффективно управлять задачами.
Оповещения напомнят о важных и просроченных задачах .
В программе установлена система учета рабочего времени, что позволит отслеживать какой объем времени затрачен на задачу.
Удобно использовать в работе календарь событий.
Он позволяет создавать несколько календарей, события представляются для просмотра в формате день/неделя/месяц. На календарь выводятся текущие и прошлые/предыдущие периоды. События можно сделать повторяющимися в течение дня/недели/месяца/года.
В календаре Битрикс24 создается событие через быструю форму.
Для этого кликните в календаре на дату, укажите название события, место и время проведения.
К событию можно добавить напоминание и указать участников.
Есть возможность включить опцию оповещения о подтверждении или отказе от участия в событии.
В дополнительных настройках добавляется подробное описание, цвет для отображения в календаре .
Как все успевать женщине с детьми и домохозяйке
Каждая женщина знает, что воспитание ребенка требует много времени и сил. Женщина с детьми – это особая категория, ведь к повседневным проблемам добавляется множество обязанностей, связанных с ребенком.
Мама в декрете вынуждена большую часть времени посвящать уходу за малышом
К этим непростым обязанностям добавляются бесконечные хлопоты по дому: женщине, как хозяйке, важно приготовить обед и позаботиться о порядке в доме. В результате мамы в декретном отпуске начинают быстро уставать, сталкиваясь с вопросом: как распределить время, чтобы хватало на заботы о ребенке, хозяйство, а еще на себя и мужа? Не редки случаи когда молодая мама впадает в послеродовую депрессию и именно из-за этого у нее не получается все успевать
Как научиться, все успевать с маленьким ребенком? Находясь в декрете, стоит грамотно составить распорядок дня в соответствии с режимом ребенка, также необходимо высыпаться и вовремя отдыхать, чтобы оставаться в ресурсе. Основная цель – научиться делегировать часть обязанностей. Помощь мужа, бабушек и дедушек просто необходима. Близких людей можно просить помочь позаботиться о ребенке или сделать поручения по дому, пока мама решает другие текущие вопросы или просто отдыхает. По возможности можно нанять для ребенка няню, которая сможет периодически «освобождать» маму.
Работающей маме также стоит научиться делегировать часть своих обязательств. В большинстве случаев, когда женщина выходит на работу, ребенку уже исполняется 3 года, и он идет в детский сад. Вместе с этим появляются новые обязательства: отвести и забрать из сада, сходить на родительское собрание, съездить к врачу и т.д. Кроме того, у работающей мамы остается гораздо меньше времени на ведение хозяйства и общение с маленьким ребенком, ведь половину дня она находится на работе. А еще так хочется уделить время и себе.
Не знаете, как все успеть и при этом не потерять себя? Узнайте, почему хорошая мама – это счастливая мама.
Не позволяйте воровать у вас время
Речь идет в первую очередь о лени. Проблема современного человека и нехватки времени заключается в том, что много часов тратится впустую на социальные сети. Ведь намного проще и удобней засесть за ленту новостей, чем потратить эти же часы на работу с собственными финансами.
Когда можно отвлечься
Если сложно отказаться от социальных сетей или компьютерных увлечений полностью, выделите им определенное место в графике и не выходите за рамки указанного периода. Заходите в социальные сети, пока едете на общественном транспорте домой или на работу, играйте в любимые игры по паре часов в выходные. Не прощайте себе отклонения от графика!
Старайтесь максимально совмещать дела, но без ущерба для качества их исполнения. К примеру, совместите занятия спортом с прослушиванием новостей по радио или поездку домой, или по делам с изучением новых слов иностранного языка. Главное совмещать дела, которые не требуют концентрации.
Расстановка приоритетов: матрица Эйзенхауэра
Составляя планы на день и на неделю, мы добавляем в список множество текущих дел, которые не имеют прямого отношения к долгосрочным целям и даже отвлекают от их выполнения. Выстроить приоритеты поможет матрица Эйзенхауэра — инструмент планирования, придуманный американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром.
Разделите лист бумаги на четыре равные части. Получится таблица из четырёх ячеек. Распределите все дела по таблице следующим образом:
В правом верхнем углу таблицы находятся те дела, которые согласуются с нашими долгосрочными целями и глобальными жизненными ценностями. Но именно их мы склонны откладывать до тех пор, пока они не перейдут в разряд срочных, после чего выполняем их в режиме форс-мажора и не всегда качественно.
Большая часть ежедневных задач группируется в левом верхнем углу таблицы. Это важные и срочные дела, которые невозможно или некуда отложить. Ими приходится заниматься в первую очередь.
Однако для успешного достижения жизненных целей необходимо в течение дня делать хотя бы одно дело из списка важных и несрочных. Неважные и несрочные дела, наоборот, можно смело откладывать до момента, когда появится «окно».
Живите по календарю-планировщику
Успешные люди составляют не списки, а ежедневные планы дел. В ходе всех интервью и опросов, проведенных мной для этой книги, я получил одно из главных сообщений: если вы хотите, чтобы что-то было сделано, нужно запланировать для этого конкретное время.
Возьмите ежедневник и разбейте весь день на 15-минутные блоки. На первый взгляд это кажется слишком сложным, но постепенно вы привыкните к такой самоорганизации, и она позволит вам выполнять до 95% всех намеченных дел. Запомните: если задачи нет в вашем ежедневном плане, вряд ли она будет решена. Если она там есть, все будет сделано. Используйте эти блоки не только для назначения встреч, но и для планирования звонков, проверки электронной почты, тренировок и т.д.
Джордан Харбингер, сооснователь компании The Art of Charm и ведущий подкаста The Art of Charm, обучающего навыкам общения и построения отношений
Удивительно, но само по себе такое простое действие, как занесение задачи в календарь-планировщик, а не в список дел, помогает освободить ваш ум, уменьшить стресс и улучшить когнитивную деятельность. Исследователи из Флоридского университета обнаружили поразительную вещь: эффект Зейгарник — навязчивые сознательные и бессознательные мысли, связанные с незавершенной задачей, — можно преодолеть, если просто составить план выполнения этой задачи, даже если она никогда не будет реально выполнена.
Я все заношу в свой график. Все, что я делаю на повседневной основе, вписано в мой ежедневный план. Ровно 30 минут на социальные медиа — строго по графику. Ровно 45 минут на электронную почту — строго по графику. Совещание с моей виртуальной командой — строго по графику. Спокойное время, чтобы поразмышлять и составить планы, — строго по графику. Практический результат: все, что есть в моем графике, обязательно будет сделано.
Крис Дакер, серийный предприниматель, автор бестселлеров и популярный бизнес-блогер и подкастер
Как научиться планировать свой день: этапы планирования времени руководителя
Вроде бы правильно распределить рабочее время, определить последовательность повседневной работы не составляет особого труда, однако, не всем это под силу
Если в голову приходят мысли о том, как своевременно сделать важные дела и не устать, важно научиться правильно планировать и распределять время. Немаловажную роль здесь играет правильно составленный план распорядка дня
Не стоит забывать о таком важном факторе, как ограниченность времени. Время нельзя остановить, изменить, вернуть, а значит то же самое касается и работы, и дел, и нашей жизни в целом
выработка дисциплинированности (научиться контролировать свой день – важная задача успешного руководителя);
определение степени важности дел (допускается планировать не более 3 срочных дел в день);
рациональное распределение дел на важные, срочные, легкие, простые, незначимые;
составление поэтапного плана выполнения работ;
избавление от простых, мелких, легких дел, выполнение которых занимает менее 10 минут (разгрузка последующих дней);
отказ руководителя от занятий, которые «воруют» время (просмотр сериалов, многочасовое общение в соцсетях, посиделки с друзьями);
определение каждой вещи в доме и на работе своего места;
избавление от рабочего хлама (достаточно 10 минут в день, чтобы перебрать документы и выбросить ненужное);
выбор хобби для досуга.
Чтобы не терять друзей и правильно экономить время, необходимо следовать правилу: посещать страницы в соцсетях 2 раза в неделю, выделять для встречи с друзьями выходные дни, планировать заранее личные встречи, сокращать время «пустых» телефонных разговоров до 15 мин в день.
Организация времени: «Хронометраж» и «45/15»
С утра нам кажется, что времени хватит на всё, но вечером мы обнаруживаем, что опять ничего не успели. Чтобы эффективно использовать каждую минуту, нужно для начала определить, на что уходит время в течение дня, а потом выбрать эффективный для себя рабочий ритм. Художница и писательница Яна Франк в своей книге «Муза и чудовище» предлагает для этого две методики: «Хронометраж» и «45/15». Для лучшего результата стоит сочетать обе методики.
1. Заведите специальный блокнот и в течение дня записывайте по минутам всё, чем вы занимаетесь. Список может выглядеть так:
7:00 — подъём
10 минут — продолжал спать, пока будильник не прозвонил во второй раз;
5 минут — умывался и чистил зубы;
5 минут — заправлял кровать и искал одежду;
5 минут — одевался и причёсывался;
15 минут — собирал портфель и искал пропавший учебник литературы.
Пишите так до самого отбоя и делайте эти записи минимум три дня подряд.
2. Изучите записи и проанализируйте, на что уходит ваше время. Подсчитайте, сколько часов в день вы учитесь, делаете домашние задания, сколько уходит на питание и гигиену, уборку в комнате, гаджеты, общение с друзьями в сети или в реале, разговоры с родителями.
3. Подумайте, как можно оптимизировать ваш ежедневный график, за счёт чего вы можете сэкономить время. Например, меньше играть в гаджеты, выделить на общение с друзьями час в день и не больше, заранее собирать портфель после выполнения уроков, чтобы утром не тратить на это лишние минуты. Составьте список домашних дел, которые нужно делать каждый день: умывание, уборка комнаты, приготовление завтрака; и повесьте его на видное место.
4. Переходите к технике «45/15». Выделите несколько часов в день на занятия: выполнение домашних заданий, подготовку к экзаменам, изучение дополнительного материала. 45 минут каждого часа посвящайте этим занятиям, а 15 минут — отдыху или смене деятельности.
За эти 15 минут можно:
- сделать небольшую разминку, растяжку, повисеть на турнике;
- разобрать рабочий стол;
- выполнить одно из домашних дел по списку из пункта 3;
- написать письмо или сообщение другу в социальную сеть;
- перекусить или выпить чаю;
- полежать с закрытыми глазами.
Важно, чтобы деятельность в течение этих 15 минут была разнообразной и отличалась от умственного труда за учебниками. Тогда мозг успевает передохнуть, совершает перезагрузку, и материал усваивается лучше