Основные принципы тайм-менеджмента в работе

Описание методики

Опросник личностный, разработан К. Томасом и предназначен для изучения личностной предрасположенности к конфликтному поведению, выявления определенных стилей разрешения конфликтной ситуации. Методика может использоваться в качестве ориентировочной для изучения адаптационных и коммуникативных особенностей личности, стиля межличностного взаимодействия.

В России тест адаптирован Н.В. Гришиной.

Тест можно использовать при групповых обследованиях (и тогда стимульный материал зачитывается вслух) и индивидуально (в этом случае необходимо сделать 30 пар карточек с написанными на них высказываниями, а затем предложить испытуемому выбрать из каждой пары одну карточку, ту, которая кажется ему ближе к истине применительно к его поведению). Затраты времени — не более 15-20 мин.

Канбан

Японская схема, визуализирующая рабочий процесс. Использовалась в компании Toyota. Слово «канбан» по-японски означает «рекламный щит, вывеска».

В чём заключается: чертится таблица из трёх столбцов. Столбцы носят названия «Надо сделать», «Делается» и «Сделано». Каждое запланированное дело записывается в один из столбцов. В течение дня дела вычёркиваются из одного столбца и перемещаются в следующий, исходя из их состояния.

Сколько столбцов будет в канбане — зависит от ваших задач. Например, столбцом может быть отдельный этап проекта или производственного цикла. Так метод позволяет отслеживать, как выполняются задачи.

Большой плюс канбана — наглядность. Но его можно сделать ещё удобнее и нагляднее — с помощью маркерной доски и стикеров. На доске чертите таблицу, а на стикерах пишете дела, которые надо сделать. В течение дня стикеры переклеиваете из одного столбца таблицы в другие.

Кому подходит: канбан изначально придумали, чтобы использовать на предприятиях. Там с его помощью контролировалась работа команды и прогресс проектов. Однако канбан годится и для личного планирования. Его, кстати, можно комбинировать с другими системами тайм-менеджмента, например с временными блоками (о них мы рассказали выше).

Особенности: сейчас канбан популярен, его часто внедряют в компаниях — и на то есть причины. Однако, чтобы это принесло пользу, нужно глубже вникнуть в эту систему, узнать о её нюансах и постараться избежать ошибок.

Внутренняя структура

Из 20 пунктов оригинального опросника в новую полученную структуру вошли только пять «старых» пунктов, и только две шкалы — «Планомерность» и «Настойчивость» —
включают «старые» пункты из оригинального опросника TSQ. Образованные добавленными пунктами в ходе адаптации опросника на русскоязычной выборке являются шкалы «Целеустремленность», «Самоорганизация», «Фиксация» и «Ориентация на настоящее». Хотя конструкты, лежащие в основе этих шкал, обсуждались и включались
в основу оригинального опросника, образованы они из составленных в результате адаптации пунктов, а не из переведенных пунктов оригинального опросника TSQ.

1. Шкала «Планомерность» измеряет степень вовлеченности субъекта в тактическое ежедневное планирование по определенным принципам.
2. Шкала «Целеустремленность» измеряет способность субъекта сконцентрироваться на цели.
3. Шкала «Настойчивость» измеряет склонность субъекта к приложению волевых усилий для завершения начатого дела и упорядочения активности.
4. Шкала «Фиксация» измеряет склонность субъекта к фиксации на заранее запланированной структуре организации событий во времени, его привязанность к четкому расписанию, ригидность в отношении планирования.
5. Шкала «Самоорганизация» измеряет склонность субъекта к использованию внешних средств организации деятельности.
6. Шкала «Ориентация на настоящее» измеряет временную ориентацию на настоящее.

Правила борьбы с хронофагами

Как мы уже говорили, целенаправленная борьба с хронофагами — это одна из стратегий улучшения своего . Чтобы эта стратегия была максимально эффективной, желательно придерживаться следующих правил:

Гораздо эффективнее сразу составить полный перечень своих хронофагов и уже после этого принимать по ним решения. Для системной работы с поглотителями времени можно использовать следующий алгоритм:

2. Не беспокойтесь об единичных хронофагах. Если хронофаг появился один раз и больше не повторяется, с ним можно ничего делать. Например, если мы один раз за неделю отвлеклись на социальные сети, это просто случайность. Если же мы делаем это снова и снова, то это уже проблема, с которой необходимо работать.

5. Каждый хронофаг требует индивидуального подхода. Перечисленные в этой статье приемы нельзя применять автоматически: всегда нужно исходить из конкретной ситуации.

Например, мы закинули в смартфон аудиокниги, чтобы с пользой провести время в дорожных пробках. Это правильно? Может быть. А может быть нам стоило пересесть в метро и вообще не терять время на пробки.

7. Используйте комплексные решения. Иногда для успешной борьбы с хронофагом необходимо применить сразу несколько приемов. Например:

8. Делайте регулярную ревизию хронофагов. Раз в месяц или в квартал составляйте новый список поглотителей времени и сравнивайте его с прошлым списком. Подумайте:

После этого анализа можно составить новый список мер по борьбе с хронофагами и приступить к его реализации.

Поглотители времени — это любые факторы, которые приводят к нецелевому использованию времени. В свою очередь под целевым использованием принято понимать время, потраченное на достижение поставленных целей. Поэтому хронофаг съедает не только ваше время, но и ваши силы, возможности и цели.

Теперь вы понимаете, как важно не только обнаружить поглотители времени, но и активно им противостоять. В этой статье поговорим о том, как узнать хронофаг в лицо и дать ему достойный ответ

Тем самым избавимся от лишних трат времени и приблизимся к поставленным целям.

Методы борьбы с поглотителями времени

То, что перечислено выше – лишь некоторые ловушки времени. Но и их достаточно, чтобы увидеть скольким хронофагам мы можем быть подвержены. И задаться вопросом – как научиться с ними справляться? Вот несколько советов на эту тему, которые могут пригодиться:

А

Хронометраж

Первое и главное – понять, куда уходит время. Другими словами, измерить какие конкретно действия его отнимают. Провести хронометраж можно как с помощью наручных часов и листка бумаги, так и с помощью специальных программ или мобильных приложений (например, таких как ManiacTime, если вы весь день работаете за компьютером). Всё, что нужно – в течение некоторого периода замерять время, которое тратится на разные действия

Но при этом важно фиксировать именно все действия: начали работать с таблицами Excel – отметили начало, отвлеклись на соцсети – записали начало (и конец работы с таблицами) и т.д. Это будет  не только наглядная демонстрация того, как расходуются драгоценные минуты и часы, но и способ тренировки самодисциплины

А помимо этого хронометраж ещё и поспособствует развитию привычки планировать.

Б

Планирование и приоритизация

Благодаря привычке планировать и выделять приоритеты вы сможете  добиться оптимального распределения ресурсов и сосредоточения на важных делах. Не держите список в голове – запишите. Не планируйте на день больше 2-3 важных дел. Составили список – следуйте ему. Отдавайте предпочтение делам важным и срочным, а не срочным, но не важным. В целом планирование и приоритизация помогут: конкретизировать цель, получить чёткий план, начать действовать. Именно план, а не его отсутствие, даёт большую маневренность – вы точно знаете или можете проверить что работает, а что нет, и при необходимости скорректировать его.

В

Организованность

Здесь речь идет не о педантичности, граничащей с дотошностью, а именно об организованности, которая чрезвычайно важна для современного человека. Исключение отвлечений, концентрация на текущей деятельности, правильно организованное рабочее место и структурирование занятости помогут бороться с хронофагами.

Г

Рациональное использование «временных ям»

Как бы детально всё не было продумано и спланировано, насколько организованными вы бы ни были – абсолютной защиты от ловушек времени это не гарантирует. Вы должны быть готовы к «временным ямам» – дырам в вашем распорядке. Они появляются, когда ваш партнер опаздывает на встречу, когда дольше обычного идёт совещание, когда ваша работа зависит от других. Их следует учитывать и использовать такие моменты с пользой для себя. Стоите в пробке? Позвоните родителям или утрясите детали относительно предстоящих дел с коллегами. Ждёте решение, без которого не можете начать? Не дайте прокрастинации взять верх. У вас точно найдутся менее важные дела, которыми, тем не менее, можно заняться.

Система Тима Ферриса

Кто придумал: Тимоти Феррис, эксперт по продуктивности.

В чём заключается: в основе системы лежат два правила. Первое правило — это принцип Парето, согласно которому 80% дел можно сделать за 20% времени. Второе правило — работа заполняет всё отведённое на неё время. Также это правило известно как закон Паркинсона.

Исходя из этих правил, Тим Феррис делает вывод, что нужно не уделять работе больше времени, а максимально на ней концентрироваться. Рабочий период должен составлять около 20%, но в это время ваши отдача и концентрация должны быть максимальны — и на важных задачах. Оставшееся время можно потратить на простые рутинные дела и отдых.

Кому подходит: людям с гибким рабочим графиком, которые могут сами планировать своё время; людям творческих профессий и фрилансерам. Автор считает свою систему универсальной, но наёмному работнику сложно её применить, если его рабочий день строго регламентирован. Однако можно попробовать провести так выходные — например, чтобы наконец сдвинулись с мёртвой точки ваши личные проекты.

Практическая значимость

Опросник самоорганизации деятельности предназначен для диагностики сформированности навыков тактического планирования и стратегического целеполагания, особенностей структурирования деятельности самоорганизации. Данный опросник отражает степень самоорганизации и саморегуляции деятельности посредством структурирования личного времени, построения планов, целеполагания. Опросник также описывает степень сформированности способностей к тактическому планированию и стратегическому целеполаганию. Он может быть использован в психологическом и организационном консультировании, в образовательных программах и в процессе профессиональной подготовки.

Начальный этап работы над адаптацией Опросника структуры времени

Первоначально нами был осуществлен прямой перевод с английского на русский язык оригинального варианта TSQ, состоящего из 26 пунктов. Также нами под контролем профессионального переводчика был сделан обратный перевод с русского на английский язык для проверки однозначности перевода текста опросника. Как можно увидеть из оригинального текста, авторы TSQ использовали вопросную форму формулировки пунктов. Нам представлялось возможным для удобства представления текста опросника для русскоязычной аудитории изменить вопросную форму на утвердительные суждения, формулирующие различные способы отношения ко времени своей жизни и деятельности.

Для адаптации TSQ на русскоязычной выборке к каждой группе пунктов, входящей в один из пяти факторов, были добавлены по десять сформулированных нами суждений, описывающих заявленные в названии факторов конструкты. Таким образом, к двадцати переведенным пунктам (из общего количества — 26 пунктов — шесть пунктов, включенных авторами в состав TSQ, но не входящих ни в один интерпретируемый фактор, нами не рассматривались) добавились еще 50 сформулированных нами пунктов. Опросник структурирования времени (ОСВ) в полной форме состоял из 70 пунктов и был предназначен Для первичного предъявления и выяснения того, насколько пункты «сработают» на русскоязычной выборке (полный вариант опросника приведен в Приложении 1).

Использовалась интервальная шкала с семью градациями. Инструкция для этого опросника была следующая: «Вам предлагается ряд утверждений, касающихся различных сторон Вашей жизни и способов обращения со временем. Обведите на шкале ту цифру, которая в наибольшей мере отражает Вашу точку зрения (1 — полное несогласие, 7 — полное согласие с данным утверждением, 4 — середина шкалы, остальные цифры — промежуточные значения)».

Дополнительными методиками, включенными в батарею для обоснования конструктной валидности факторов ОСВ, являлись опросник «Стиль саморегуляции поведения — ССП» («ССП-98») В.И. Моросановой (Моросанова, Коноз, 2000), Тест смысложизненных ориентаций (СЖО) Д.А. Леонтьева (Леонтьев, 1992), опросник «Локализация контроля» (ЛК) в адаптации Е.Г. Ксенофонтовой (Ксенофонтова, 1999), методика «Тип А поведения» в адаптации А.Б. Леоновой (Леонова и др., 1987, 2005), опросник «Самооценка организованности» Е.П. Ильина (Ильин, 2002), шкала «Компетентность во времени» CAT (Гозман, Кроз, 1987), опросник «Волевой самоконтроль» (ВСК) (Психодиагностические материалы, 1999).

Выборка валидизации русскоязычной версии ОСВ, состоящей из 70 пунктов, составила 150 человек, из них 115 женщин и 35 мужчин, средний возраст — 24,5 года. Большинство респондентов (70 человек, средний возраст — 20,5 лет) являлись студентами начальных и средних курсов дневных и вечерних форм обучения. Другие респонденты (80 человек, средний возраст — 36,5 лет) были представлены людьми, работающими полный рабочий день по техническим, естественным и гуманитарным специальностям.

И ещё 10 советов

Мы рассказали о 15 подходах к управлению временем. Теперь у вас большой выбор. А как быть, если вы пока не готовы перестраивать свою жизнь по одной из методик, но всё-таки хотите успевать больше?

На этот случай мы дадим несколько универсальных советов: они взяты из разных подходов, но их можно комбинировать, и пригодятся почти любому.

Один день = одна задача, которая приближает к цели. К списку ваших обычных дел добавьте то, что приближает вас к цели, которая для вас по-настоящему важна. Уделяйте этому делу около часа в день.
Один месяц = одна маленькая цель. Масштабную цель разбейте на более мелкие – такие, чтобы их было возможно выполнить за месяц. Каждый месяц ставьте себе такую цель и выполняйте её. Так постепенно вы будете приближаться к большой цели.
Правило двух минут. Очень простое правило: дело, которое не займёт больше двух минут, стоит сделать прямо сейчас. Сделайте его — и выкиньте из головы. Это правило — часть методики GTD, однако полезно и само по себе.
Способ 10 минут». Помогает с собой договориться и всё-таки взяться за нужную работу. Скажите себе, что будете заниматься делом только десять минут, — и приступайте. Скорее всего, за эти десять минут вы уже втянетесь в работу и легко продолжите.
«Правило лягушки»

Автор этого правила, Брайен Трэйси, называет «лягушками» дела, которые важно сделать, но не хочется. Брайен рекомендует делать как минимум одно такое дела в начале дня, он называет это «съесть лягушку»

Потом, в течение всего дня, вас будет радовать, что одно из таких дел осталось позади.
Чередуйте разные виды деятельности. Это поможет повысить производительность и не переутомляться из-за монотонной работы.
Используйте сервисы-помощники. Онлайн-сервисы могут упростить решение рутинных задач и сэкономить ваше время. Например, с их помощью можно автоматически отправить рассылку, быстрее забронировать номер в отеле, вызвать такси и многое другое.
Анализируйте. Вечером оцените, как прошёл ваш день. Что успели сделать, а что нет, и что вам помешало. Удовлетворены ли вы результатом? Подумайте об этом — и попробуйте что-то изменить в лучшую сторону.
Для каждой задачи устанавливайте сроки. Это помогает планировать день и развивает самодисциплину.
Избавляйтесь от ненужного. Наведите порядок и избавьтесь от хлама, который вам точно никогда не пригодится. Это касается как вещей, так и ненужной информации. На первый взгляд, это не имеет прямого отношения к управлению временем. На самом деле имеет: если ваши вещи и информация разложены по полочкам (или по папкам, с ярлыками, тегами — как вам удобнее), то вам не придётся тратить время на поиски чего-то нужного. Не говоря уже о психологическом эффекте, который даёт порядок в доме и делах. Если эта тема вам интересна, вот пара книг:

Тест Томаса «Поведение в конфликтной ситуации»

Тест Томаса (Kenneth Thomas) на поведение в конфликтной ситуации является одним из самых популярных среди подобных. Идея модели двухмерного урегулирования конфликтов была создана в соавторстве с Ральфом Килманном (Ralph Kilmann), из-за чего методику также называют тестом Томаса-Килманна. Авторы считали, что люди должны не стремиться избежать конфликта любой ценой, а грамотно управлять ими.

Выведенная авторами двухмерная модель урегулирования конфликтов состоит из двух измерений:

• Поведение личности, учитывающее интересы других людей
• Поведение личности, игнорирующее интересы и цели других людей и направленное на защиту собственных интересов

Таким образом, на основе различных комбинаций выраженности измерений выделяются 5 способов урегулирования конфликтов:

Соперничество

Как правило соперничество выражается в активном навязывании предпочтительного для Вас исхода второй стороне конфликта. Иногда оно бывает оправданно, например, когда принятое решение приведёт к выгоде для всех окружающих, а не только одному или нескольким людям, или когда предложенное решение явно более конструктивное. Также соперничество часто используется при недостатке времени для уговаривания оппонента и оспаривания его доводов.

Соперничество стоит проявлять в опасных, экстремальных ситуациях когда времени на убеждение второй стороны нет и нерешённый вопрос может привести к опасным последствиям.

Приспособление

Приспособление может проявляться в добровольном или вынужденном отказе от продолжения борьбы и сдача своих позиций полностью или частично. Например, это может произойти от:

• осознания своей неправоты
• значительной зависимости от оппонента
• незначительности проблемы
• желания сохранить хорошие отношения с оппонентом
• уже полученного урона и нежелания потерять ещё больше
• угрозы ещё более негативных последствий
• влияния третьей стороны, вмешавшейся в конфликт
• осознания отсутствия шансов на победу

Одним из примеров такого поведения в конфликте можно привести знакомое всем автомобилистам «правило трёх Д» — «Дай Дорогу Дураку».

Компромисс

Часто оппоненты готовы частично пожертвовать своими интересами и завершить конфликт без перехода в состоянии полномасштабной войны, где останется только один, но с огромными потерями. Таким образом происходит готовность простить оппонента, отказаться от части первоначальных требований, частично признать правоту оппонента.

Компромисс крайне эффективен, когда обе стороны понимают, что обладают примерно равными возможностями, взаимоисключающими интересами. Или удовлетворяются частичным и, возможно, временным решением перед угрозой потерять всё.

В настоящее время компромисс — это наиболее часто используемое средство для завершения конфликтов.

Избегание

Избегание можно также назвать уходом от решения проблемы, когда одна из сторон пытается выйти из конфликта при минимуме действий и ущерба. Обычно используется уже после неудачных попыток отстоять свою правоту. Конфликт в таком случае остаётся не разрешённым, но затухает на какое-то время или навсегда. Избегание может оказаться вполне правильной и нужной реакцией на затянувшийся сверх всякой меры конфликт.

Также стараться избегать продолжения конфликта можно при стремлении потянуть время, выработать новую стратегию поведения, отсутствия желания решать проблему вообще и отдать решение на волю оппонента, а также просто при отсутствии или нехватке времени и сил продолжать начатое.

Сотрудничество

Наиболее конструктивное и эффективное поведение в практически любом конфликте. К сожалению, работает только при обоюдном желании оппонентов и готовность рассматривать противоположную сторону не как врага, которого нужно уничтожить любыми способами, а как союзника для эффективного решения проблемы к выгоде обеих сторон.

Стратегия сотрудничества эффективна когда:

все участвующие стороны понимают важность решения проблемы, зависят друг от друга не имеют предубеждений против друг друга

К. Томас полагал, что при избегании конфликта успеха не добьётся ни одна из участвующих сторон. При таком поведении, как компромисс, конкуренция, приспособление, проигрывают или обе стороны, так как уменьшают свои требования и идут на уступки, или только одна из сторон конфликта, а вторая выходит чистым победителем. И только в случае взаимного сотрудничества обе стороны выигрывают, получая всё требуемое и даже больше.

Метод GTD

GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.

Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.

В чём заключается: вот тут в двух словах не объяснишь, но основные принципы таковы:

1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.

2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.

3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.

• Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
• Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
• Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определённый срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-нибудь, кто сделает это лучше вас.

4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.

Источник

Система строится на таких правилах:

• Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
• Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
• Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
• Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
• Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.

Кому подходит: автор GTD утверждает, что его метод универсален и работает «даже в космосе». Возможно, если следовать всем предписаниям, это и так, однако сам по себе GTD требует немалой дисциплины, что не всем подходит. Кроме того, систематизация входящей информации и записывание всего того, что предписывает GTD, само по себе требует времени. Однако, несмотря на сложность, GTD всё равно довольно популярен.

10 простых шагов в освоении теории тайм-менеджмента

Эти шаги – основа тайм-менеджмента. Приняв их в свою жизнь, и научившись их правильно использовать ты наконец-то сдвинешься с мертвой точки и начнёшь действовать.

Шаг 1 — Принять решение

Здесь и сейчас вы должны принять решение и взять за это решение ответственность. «Я хочу похудеть» — зачем? Для чего? Какая будет от этого польза? Какими методами вы будете это делать? Вам действительно это нужно?

Шаг 2 — Приоритизируйте ежедневные дела

Распределяйте все свои дела по важности, используя, например, метод АБВГД. А – очень важные дела, которые обязательно должны быть выполнены

А – очень важные дела, которые обязательно должны быть выполнены

Б – требуют выполнения, имеют недолговременные и несущественные последствия

В – хорошо было бы выполнить, но никаких последствий нет

Г- дела, которые можно и нужно делегировать

Д – малосущественные дела, если их вычеркнуть, то ничего не произойдёт

Шаг 3 — Сложные задачи решайте обособленно

Умей сосредоточиться лишь на одном деле и не отвлекаться, пока не выполнишь. Это поможет сократить время на его выполнение на 80%. Именно сосредоточенность и концентрация поможет добиться высокой продуктивности и доводить дела до конца.

Шаг 4 — Организуйте порядок во всём

рабочее пространство, обстановка дома, мобильное устройство – везде должен быть порядок. Этим самым ты обеспечиваешь себе экономию времени на поиске чего-то нужного.

Шаг 6 — Поддерживайте жизненный баланс

Важно количество времени дома и качество времени на работе. Не забывайте, что работаем мы для того, чтобы обеспечить свою жизнь, своё здоровье, свою семью, а не для того, чтобы работать

Шаг 7 — Совершенствуйтесь в решении задач

Чем лучше вы научитесь справляться с основными задачами, а тем более, если они ежедневные, тем меньше времени вы будете на них тратить.

Шаг 8 — Планируйте каждый день

Желательно заниматься планированием каждый вечер. Так наш мозг на подсознательном уровне во сне уже начнёт обрабатывать и выполнять эти задачи.

Шаг 9 — Будьте максимально энергичным

Нужно убрать все каналы, куда бесполезно утекает ваша энергия. Успешные люди обладают огромным зарядом энергии и умеют его поддерживать в течение длительного времени. Для этого нужно помнить три ключевых фактора: ПИТАНИЕ, ФИЗИЧЕСКАЯ НАГРУЗКА, ОТДЫХ.

Шаг 10 — Обнуляйтесь каждый год

Раз в год, останавливайтесь и пересматривайте все свои дела и цели. До сих пор ли цели для вас актуальны? Нравится ли вам то, что вы получаете на пути к достижению цели?